FAQ

Häufig gestellte Fragen

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Promotion? Wann soll ich mit der Suche nach dem Thema und dem Betreuer beginnen?

Die meisten Studierenden denken zum ersten Mal über das Thema „Promotion“ nach, wenn sie den ersten Abschnitt der Ärztlichen Prüfung, bzw. die Zahnärztliche Vorprüfung bestanden haben. Versuchen Sie, die fertige Dissertationsschrift vor Beginn des Praktischen Jahres, bzw. vor Beginn der Vorbereitungs-Assistenzzeit (bei Zahnärzten) zur Korrektur bei der Betreuerin oder beim Betreuer abzugeben. Sie müssen also das Thema finden, die wichtigste Literatur zum Thema lesen, die Daten erheben und ggf. Laborarbeiten durchführen, die erhobenen Daten dann auswerten und, der oft schwierigste Teil der Arbeit, die Ergebnisse Ihrer Studien in einem wissenschaftlichen Text zu Papier bringen. Bitte rechnen Sie mit einem Zeitraum von (mindestens) 2 Jahren für die studienbegleitende Anfertigung Ihrer Dissertationsschrift und beginnen Sie so früh wie möglich mit der Suche nach dem Thema..

Wo muss ich meine Doktorarbeit und meine Unterlagen/Anträge abgeben?

Im Promotionsbüro Medizin am Bahnhofplatz 2, 91054 Erlangen, 1.OG. Öffnungszeiten ohne Anmeldung: Mo-Mi 9-12 Uhr.

Wie lange dauert das Promotionsverfahren?

Das Promotionsverfahren dauert vom Zeitpunkt der Zulassung bis zum Erhalt der Promotionsurkunde per Einschreiben 9-12 Monate. Das Promotionsbüro bittet von telefonischen Rückfragen zum Stand des Verfahrens Abstand zu nehmen. Sie können den Stand des Verfahrens in docDaten einsehen (falls Sie sich nicht in docDaten einloggen können, dann schauen Sie bitte die FAQs zur „Registrierung in docDaten“ an).

Ab wann darf man den Doktortitel führen?

Erst mit der Aushändigung der Promotionsurkunde ist die Promotion vollzogen und das Führen des Doktortitels erlaubt.

Wann kann ich meine Doktorarbeit in docDaten registrieren?

Promovenden zum „Dr. med. dent.“ und „Dr. med.“ können Ihre Doktorarbeit erst nach dem 3. Abschnitt der Ärztlichen Prüfung bzw. der Zahnärztlichen Prüfung (mündlich-praktischer Teil) in docDaten (www.docdaten.fau.de) registrieren. Sie benötigen das Staatsexamenszeugnis und müssen das dort genannte Abschlussdatum in docDaten eintragen.
Promovenden zum „Dr. rer. biol. hum.“ können die Promotion mit dem Eintreten der Zulassungsvoraussetzungen in docDaten registrieren.

Wo kann ich meine Promotion registrieren?
www.docdaten.fau.de

Welche Vorteile und Auswirkungen hat eine Registrierung bei docDaten?

Nach der Registrierung in docDaten erhalten Sie automatisch per Mail den Link zum „Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren“. Nach der Abgabe des Antrags auf Zulassung im Promotionsbüro wird Ihr docDaten-Account aktiviert. Mit der Aktivierung des Accounts erhalten Sie das Recht, die Dienstleistungen der Unibibliothek (z.B. für Literaturrecherche), des Studentenwerks (z.B. Wohnheim, Mensa) und des Graduiertenzentrums zu nutzen.

Mit der Registrierung in docDaten erhalten Sie einen ordentlichen Status als Mitglied der FAU als Promovierende(r), unabhängig von Arbeitsvertrag oder Immatrikulation. Eine Immatrikulation als Promotionsstudent(in) ist für die Promotion nicht notwendig, aber (zusätzlich zur Registrierung in docDaten) möglich.

Bitte beachten Sie, die bloße Online-Registrierung (also die Eingabe der Daten in die Online-Maske) hat keinerlei Auswirkungen und entspricht nicht der Zulassung zum Promotionsverfahren. Die Zulassung zum Promotionsverfahren (und die Aktivierung des docDaten-Accounts) erfolgt erst dann, wenn Sie den unterschriebenen Antrag auf Zulassung im Promotionsbüro abgegeben haben.

Wenn Sie nach der Online-Registrierung nichts im Promotionsbüro abgeben, wird Ihr docDaten-Eintrag nach 3 Monaten automatisch wieder gelöscht.

Ich habe meine Doktorarbeit in docDaten registriert und jetzt möchte ich bei meinen Angaben noch etwas ändern. Wie kann ich in docDaten Änderungen vornehmen?

Wenn sich der Titel der Arbeit, der Name des Betreuers, Ihre Adresse o.Ä. geändert haben, dann kontaktieren Sie bitte das Doktoranden-Service-Center per Mail. Bitte legen Sie keinen zweiten Datensatz in docDaten an!
Alternativ können Sie auch das Graduiertenzentrum anschreiben und Änderungen in Ihrem Datensatz vornehmen lassen.

Ich habe meine Doktorarbeit in docDaten registriert und jetzt kann ich mich in docDaten nicht mehr einloggen. Woran liegt das?

Nach Abschluss der Registrierung in docDaten erhalten Sie per E-Mail an die von Ihnen angegebene Kontaktadresse einen Link, der Sie zu Ihrem Antrag auf Zulassung zur Promotion führt. Bitte drucken Sie diesen Antrag aus und geben ihn mit den geforderten Dokumenten, Erklärungen und Unterschriften im Promotionsbüro in der Halbmondstraße ab.

Sobald Ihr Datensatz durch das Promotionsbüro aktiviert wurde, erhalten Sie vom System eine Nachricht mit Informationen, wie Sie Ihre Daten in der Datenbank selbst einsehen können. Erst danach ist Ihr Zugang zur Promovierendendatenbank docDaten möglich.

Um sich in docDaten einzuloggen benötigen Sie eine IdM-Kennung. Falls Sie in Erlangen studiert haben,  ist Ihre IdM-Kennung gleich geblieben und kann weiter benutzt werden.
Falls Sie keine IdM-Kennung haben, kontaktieren Sie bitte das Graduiertenzentrum.

Ich habe mich vor langer Zeit schon einmal in docDaten registriert aber  nie etwas im Promotionsbüro abgegeben. Soll ich mich jetzt einfach noch einmal in docDaten registrieren?

Wenn Sie nicht spätestens drei Monate nach Registrierung den Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren im Promotionsbüro Medizin abgeben, dann wird Ihr Eintrag in docDaten automatisch wieder gelöscht. Bitte registrieren Sie sich in diesem Fall einfach neu in www.docdaten.fau.de

Woher bekommt man den „Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens“?

Den Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens können Sie, nachdem Ihr Account vom Promotionsbüro aktiviert wurde, selbst aus docDaten herunterladen und ausdrucken.

Kann ich den Antrag auf Zulassung und den Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens zeitgleich im Promotionsbüro abgeben?

Nein, das ist leider nicht mehr möglich. Bei Zulassung und Eröffnung handelt es sich laut Rahmenpromotionsordnung der FAU um zwei getrennte Verfahrensschritte. Zuerst wird im Promotionsbüro geprüft, ob die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt werden und erst nach der erfolgten Zulassung kann das Verfahren eröffnet werden.

Kann ich mich bei der Universität für ein oder zwei Semester beurlauben lassen, um meine Doktorarbeit anzufertigen?

Nein, die studienbegleitende Promotion ist kein Grund für eine Beurlaubung.
Sie können selbst entscheiden, ob Sie ein Semester frei nehmen möchten, d.h. keine Lehrveranstaltungen besuchen und die Prüfungen nicht mitschreiben. Eine offizielle Beurlaubung ist das aber nicht. Bitte beachten Sie unbedingt die aktuellen Prüfungsregelungen der Medizinischen Fakultät! Im Falle des Nicht-Bestehens einer Prüfung werden Sie im folgenden Semester ggf. automatisch wieder zur Prüfung angemeldet und können in diesem Fall nicht selbst entscheiden, ob Sie teilnehmen wollen.

Ich habe mich für einen Platz in einem strukturierten Promotionsprogramm (z.B. beim IZKF) beworben und dort heißt es, mindestens ein Freisemester für die Promotion wird erwartet. Was bedeutet das?

Das bedeutet, dass Sie mindestens ein Semester nicht an den Lehrveranstaltungen teilnehmen, die laut Studienordnung und Stundenplan in diesem Semester absolviert werden müssten. Sie melden sich nicht in meinCampus für die Lehrveranstaltungen und Prüfungen an und nehmen auch nicht daran teil. Eine offizielle Beurlaubung ist das nicht, Ihre Fachsemester laufen weiter. Vorsicht Wiederholungsprüfungen! Bitte beachten Sie unbedingt die aktuellen Prüfungsregelungen der Medizinischen Fakultät! Im Falle des Nicht-Bestehens einer Prüfung werden Sie im folgenden Semester ggf. automatisch wieder zur Prüfung angemeldet und können in diesem Fall nicht selbst entscheiden, ob Sie teilnehmen wollen.

Muss ich an der FAU Erlangen-Nürnberg immatrikuliert sein, um hier zu promovieren (Dr. med. / Dr. med. dent.)?

Zum Zeitpunkt der Zulassung zum Promotionsverfahren müssen Sie nicht an der FAU immatrikuliert sein. Laut Promotionsordnung müssen Sie aber in der Vergangenheit mindestens zwei Semester im Studiengang Zahn- oder Humanmedizin an der FAU immatrikuliert gewesen sein, um die Zulassungsvoraussetzungen für eine Promotion zum Dr. med. oder Dr. med. dent. zu erfüllen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Befreiung von dieser 2-Semester-Immatrikulationspflicht möglich. Bitte kontaktieren Sie das Doktoranden-Service-Center.

Ich möchte mich als Promotionsstudentin / Promotionsstudent an der FAU immatrikulieren. Was muss ich wissen?

Man kann sich als Promotionsstudent an der FAU immatrikulieren, auch wenn man nie an der FAU studiert hat. Für die Immatrikulation als Promotionsstudent ist es notwendig, das Promotionsvorhaben zuerst in www.docdaten.fau.de zu registrieren. Bitte bringen Sie die unterschriebene Zusage des Betreuers mit zur Immatrikulation in der Studentenkanzlei. Man muss ein Studium abgeschlossen haben, um sich als Promotionsstudent/-in zu immatrikulieren. Man kann arbeiten und sich gleichzeitig als Promotionsstudent immatrikulieren. Man bekommt eine FAU Card und hat damit Zugang zu den Dienstleistungen der Unibibliothek und des Studentenwerks. Man muss, wie alle anderen Studierenden auch, das Nahverkehrsticket der VGN bezahlen. Eine Immatrikulation als Promotionsstudent kann für 6 Semester erfolgen; die tatsächlich benötigte Promotionszeit ist davon unabhängig.
Immatrikulieren kann man sich in der Studentenkanzlei – Referat L5 Studierendenverwaltung.

Welche Unterlagen Sie abgeben müssen, können Sie auf dieser Webseite nachschauen:
https://www.fau.de/studium/vor-dem-studium/bewerbung/einschreibung-immatrikulation/

Die Registrierung in docDaten und Abgabe des Antrags auf Zulassung zum Promotionsverfahren im Promotionsbüro reicht aus, um viele Dienstleistungen der Unibibliothek (z.B. für Literaturrecherche), des Studentenwerks und des Graduiertenzentrums zu nutzen. Dafür ist eine (zusätzliche) Immatrikulation als Promotionsstudent(in) nicht notwendig.

Bitte lesen Sie dazu die Informationen zum Thema „Immatrikulation als Promotionsstudent“ und die Webseite des Graduiertenzentrums.

Ich bin Student der Humanmedizin, studiere aber nicht in Erlangen, sondern an einer anderen deutschen Universität. Kann ich in Erlangen (mit einem Betreuer aus Erlangen) promovieren?

Laut FPromO Med §6 ist ein Studium von mindestens zwei Semestern an der FAU Voraussetzung für eine Promotion in Erlangen. Der Vorsitzende des Promotionsausschusses kann eine Ausnahme von dieser Regel gewähren, wenn die Betreuerin bzw. der Betreuer schriftlich darlegt, warum eine Verbundenheit des Promovenden mit der Medizinischen Fakultät in Erlangen gegeben ist und warum eine Promotion in Erlangen sinnvoll erscheint.
Der Betreuer muss habilitiert und Mitglied der Medizinischen Fakultät in Erlangen sein.

Ich studiere Human- oder Zahnmedizin an der FAU Erlangen-Nürnberg, habe aber eine Doktorarbeit und einen Betreuer an einer anderen Universität gefunden. Kann ich trotzdem hier in Erlangen promovieren?

Nein. Die Betreuerin oder der Betreuer der Arbeit muss habilitiert und Mitglied der Medizinischen Fakultät der FAU Erlangen-Nürnberg sein. Wenn Ihre Betreuerin oder Ihr Betreuer einer anderen Medizinischen Fakultät angehört, dann müssen Sie dort promovieren und die dortige Universität wird Ihnen ggf. den Doktortitel verleihen (bitte die jeweiligen Zulassungsvoraussetzungen der Universitäten beachten).

Mein / Betreuer hat die FAU Erlangen-Nürnberg verlassen und arbeitet seit Kurzem an einem anderen Klinikum, kann er mich trotzdem weiter betreuen und das Gutachten für meine Doktorarbeit erstellen?

Ja, solange die Betreuerin oder der Betreuer weiterhin an der Medizinischen Fakultät in Erlangen habilitiert ist, kann das Betreuungsverhältnis fortgesetzt werden. Falls der Betreuer das Betreuungsverhältnis nicht fortsetzen möchte, weil z.B. der Kontakt zum Promovierenden nicht gewährleistet werden kann, dann kann jederzeit ein anderer habilitierter Mitarbeiter der Klinik in Erlangen das Betreuungsverhältnis übernehmen.

Ich habe ein Studium der Zahn- oder Humanmedizin im Ausland absolviert und möchte nun in Erlangen promovieren. Geht das?
Laut Fakultätspromotionsordnung §6 ist die bestandene zahnärztliche bzw. ärztliche Prüfung an einer wissenschaftlichen Hochschule im Geltungsbereich des Grundgesetzes die Voraussetzung für die Zulassung zum Promotionsverfahren.
Die Beurteilung der Anerkennbarkeit eines im Ausland erworbenen Studienabschlusses erfolgt in der Regel mit Hilfe der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB).

Bitte registrieren Sie Ihr Promotionsverfahren in www.docdaten.fau.de und geben Sie den Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren zusammen mit allen geforderten Unterlagen im Promotionsbüro Medizin ab. Das Promotionsbüro wird die Prüfung Ihrer Unterlagen durch die ZAB in die Wege leiten.

Ich habe meine Arbeit veröffentlicht und bin Erstautorin. Es ist aber eine geteilte Erstautorenschaft. Kann ich meine Arbeit trotzdem als Dissertation einreichen?

Wenn die Promovendin erstgenannte Autorin ist (egal ob alleinige oder geteilte Erstautorenschaft), kann die Publikation als Dissertation eingereicht werden, sofern sie in einem Journal mit Gutachtersystem erschienen ist. Der Impact-Factor ist nicht relevant.

Meine Publikation umfasst nur wenige Seiten. Gibt es eine Vorgabe, wie viele Seiten eine Publikationsdissertation haben muss?

Nein, es gibt keine Vorgabe zur Anzahl der Seiten der Publikation. Laut §10 der Fakultätspromotionsordnung muss jede Publikationsdissertation (auf Deutsch oder Englisch) eine in deutscher Sprache abgefasste Darstellung im Umfang von 10-25 Seiten enthalten, durch die die Arbeit in den fachwissenschaftlichen Kontext eingeordnet wird.

Meine Arbeit wurde mit mir als Erstautorin in einem Fachjournal veröffentlicht, allerdings als „Review“. Wird meine publizierte Arbeit in Form eines „Reviews“ als Publikationsdissertation akzeptiert?

Nein, leider nicht. Nur Originalarbeiten werden als Publikationsdissertation akzeptiert. Nicht akzeptiert werden „Reviews“, „Abstracts“ oder ein „Letter to the Editor“. Es sei denn es handelt sich um einen „Letter“ in der Zeitschrift Nature, diese werden selbstverständlich akzeptiert.

Ich habe meine Doktorarbeit jetzt fertig gestellt. Von wem wird die Dissertationsschrift in der Regel begutachtet?

Der Erstgutachter ist grundsätzlich die Betreuerin bzw. der Betreuer der Arbeit. Der Betreuer kann den zweiten Gutachter vorschlagen. Das zweite Gutachten kann, muss aber nicht, vom Ordinarius / Leiter der Klinik, des Instituts oder der selbstständigen Abteilung erstellt werden. Wird die Arbeit von beiden Gutachtern mit „summa cum laude“ bewertet, dann werden zwei weitere Gutachterinnen bzw. Gutachter bestellt, von denen mindestens eine / einer einer anderen Universität angehören muss. Der Betreuer der Arbeit kann und soll dem Promotionsbüro ggf. geeignete Gutachter(innen) vorschlagen. Der Personenkreis der möglichen Gutachter(innen) und Prüfer(innen) wird von der Promotionsordnung festgelegt.

Soll ich die Gutachten zusammen mit meiner Doktorarbeit selbst im Promotionsbüro abgeben?

Nein, die Gutachter sollen die Gutachten in einem verschlossenen Umschlag ans Promotionsbüro schicken. Die Gutachter werden, nachdem Sie Ihre Arbeit abgegeben haben, vom Promotionsbüro per Mail aufgefordert, die Gutachten zu erstellen und ans Promotionsbüro zu schicken. Für die Erstellung der Gutachten haben die Gutachter laut Promotionsordnung max. 3 Monate Zeit.

Ich habe vom Promotionsbüro die Einladung zur mündlichen Prüfung bekommen mit der Aufforderung, mit den Prüfern die Termine zu vereinbaren. Müssen alle drei Termine an einem Tag stattfinden?

In der Regel besteht die mündliche Promotionsprüfung aus drei einzelnen Prüfungen mit den drei vom Promotionsausschuss benannten Prüfern. Der Promovend soll die Prüfungstermine selbst mit den Prüfern vereinbaren (am besten über die Sekretariate). Die Prüfungen können, müssen aber nicht, am gleichen Tag stattfinden.

Wie lange dauert die mündliche Promotionsprüfung?

Eine einzelne mündliche Promotionsprüfung zum „Dr. med.“ und „Dr. med. dent.“ dauert 15 Minuten (also bei drei Prüfern 3x 15 Minuten); wurde die Dissertationsschrift mit „summa cum laude“ bewertet, findet die mündliche Prüfung in Form einer Verteidigung („Disputation“) statt und dauert etwa 1 Stunde. Die mündliche Prüfung zum „Dr. rer. biol. hum.“ dauert ebenfalls etwa 1 Stunde.

Muss man für die mündliche Promotionsprüfung eine Power-Point-Präsentation oder ein Handout vorbereiten?

Sie dürfen eine Präsentation auf Ihrem Laptop oder ein Handout vorbereiten und zur Prüfung mitbringen, Sie müssen aber nicht und es ist traditionell auch eher nicht üblich. Es ist aber keinesfalls ein Nachteil, wenn Sie etwas vorbereiten und mitbringen.
Ausnahme: Wurde die Arbeit mit „summa cum laude“ bewertet, dann ist es durchaus üblich und angebracht, dass die Doktorandin oder der Doktorand eine Präsentation zur Prüfung mitbringt.
Bitte bringen Sie in jedem Fall zur mündlichen Prüfung ein gedrucktes Exemplar Ihrer Dissertationsschrift oder Ihrer Publikationsdissertation mit!

Wann muss ich meine Doktorarbeit in der Unibibliothek abgeben?

Die Pflichtexemplare müssen (spätestens) innerhalb eines Jahres nach dem Tag der bestandenen mündlichen Prüfung in der Dissertationenstelle der Unibibliothek abgegeben werden (§15 Rahmenpromotionsordnung).
Die Promotionsurkunde wird erst dann erstellt und dem Doktoranden per Post zugesandt, wenn die Unibibliothek die Abgabebestätigung an das Promotionsbüro geschickt hat.

In welcher Form muss ich meine Doktorarbeit in der Unibibliothek abgeben?

Sie müssen Ihre Doktorarbeit entweder in Papierform oder in elektronischer Form (in der Regel als pdf) in der Dissertationenstelle der Unibibliothek abgeben. Wenn Sie die Arbeit in elektronischer Form abgeben wollen, dann heißt das, dass Sie sie als pdf-Dokument (oder in einem anderen von der UB vorgegebenen Format) in den OPUS-Dokumentenserver der Universität hochladen.
Wenn Ihre Doktorarbeit oder Teile Ihrer Doktorarbeit bereits in einem wiss. Fachjournal veröffentlicht wurden, dann sprechen Sie bitte mit Ihrem Betreuer, bevor Sie die Arbeit in OPUS hochladen. Einige Verlage erlauben die (Zweit-)Veröffentlichung nur nach einer sog. Embargofrist oder gar nicht. Bitte prüfen Sie ggf. den Veröffentlichungsvertrag mit der Fachzeitschrift, bevor Sie die Arbeit in OPUS einstellen.

 Wie viele Exemplare meiner Doktorarbeit muss ich in der Unibibliothek abgeben?

Falls Ihre Doktorarbeit bereits in einem wiss. Fachjournal, in Buchform oder vom Universitätsverlag der FAU veröffentlicht wurde: 6 Papierexemplare
Falls Ihre Doktorarbeit nicht in einem wiss. Fachjournal veröffentlicht wurde und auch nicht veröffentlicht werden soll: Entweder 20 Papierexemplare oder Upload einer maschinenlesbaren Fassung der Dissertation in den OPUS-Dokumentenserver in einem von der UB vorgegebenen Datenformat.

Meine Doktorarbeit wurde nicht in einem wissenschaftlichen Fachjournal veröffentlicht, aber Teile meiner Doktorarbeit (z. B. Datensätze, Graphiken, Textelemente) wurden in einer Publikation verwendet, bei der ich nicht als Autor/Koautor genannt wurde. Darf ich meine Arbeit bei der Unibibliothek in den OPUS-Server einstellen?

Das würden wir nicht empfehlen, außer Sie sind ganz sicher und haben ggf. rechtlich prüfen lassen, dass kein Recht Dritter / Urheberrecht verletzt wird. Der Vertrag mit dem Verlag, der den Artikel in einer wiss. Zeitschrift publiziert hat, ist ausschlaggebend und muss ggf. genau geprüft werden.

Prüft die Universitätsbibliothek, ob evtl. das Urheberrecht verletzt wird, wenn ein Doktorand eine Dissertation in den OPUS-Server einstellt?

Nein, die Universitätsbibliothek fordert vom Doktoranden die Abgabe des unterschriebenen Veröffentlichungsvertrages und mit der Unterschrift auf diesem Vertrag bestätigt der Doktorand, dass keine Verletzung von Rechten Dritter bzw. des Urheberrechts vorliegt. Juristisch verantwortlich für eine eventuelle Verletzung des Urheberrechts ist damit der Doktorand, der den Veröffentlichungsvertrag bei der UB unterschrieben hat (und nicht die UB).

Bitte sprechen Sie in jedem Fall mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer, bevor Sie Ihre Doktorarbeit in den OPUS-Server der FAU hochladen und klären Sie, ob eine spätere Publikation Ihrer Arbeit in Teilen oder im Ganzen vielleicht noch geplant oder möglich ist. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Teile Ihrer Doktorarbeit in eine Publikation eingeflossen sind oder noch einfließen werden, dann stellen Sie die Arbeit lieber nicht in OPUS ein.